Економія двох десятків упаковок паперу може врятувати одне зрубане дерево. Скільки паперу витрачають місцеві держслужбовці? Чи можна від цього повністю позбутися, зробити роботу чиновників ефективною і завдяки системі електронного документообігу спростити життя людей? Відповіді шукала Перша електронна газета.
Як зараз у Кропивницькому?
Кропивницька міська рада та облдержадміністрація у 2020 році на закупівлю паперу разом витратили 43 550 гривень – 34 200 гривень ОДА і 9 350 гривень міськрада. Про це вони повідомили у відповідь на інформаційний запит.
Загалом це майже 400 пачок паперу. Якщо їх скласти одна на одну, то висота сягне позначки у 22 метри – а це вище навіть будівлі тієї ж міськради, як і багатьох туристичних об’єктів у Кропивницькому.
Окрім того, якщо кожен куплений листок розкласти на землі один біля одного, то такою кількістю паперу можна застелити 76% центральної площі міста. А сумарна вага цього паперу складає 3 366 кілограм, тож для його виготовлення зрубали приблизно 57 дерев – це один невеликий сквер.
Як стати кращими в країні: досвід Львова
Зберегти дерева і оптимізувати роботу допомогла б, зокрема, система електронного документообігу (ЕДО). Її у Кропивницькому поки немає, бо за словами посадовців, на впровадження не вистачає грошей. Хорошим прикладом є Львівська міська рада, де з початку 2020 року майже повністю відмовилися від паперових документів. До речі, того ж року місто перемогло у конкурсі “Дієва Громада” від Міністерства цифрової трансформації України у номінації “Кращий документообіг”.
“У цій системі, яку запускали разом із компанією “IT-Enterprise”, ми можемо повністю проконтролювати повний “життєвий цикл” будь-якого документу – від його створення до кінцевого виконання, – розповідає керівниця Управління IT Львівської міської ради Олена Гунько. – Для порівняння, наскільки швидше ми почали працювати, на момент запуску системи в середньому на один документ витрачалося 59 годин, а зараз цей показник змогли знизити до 10 годин”.
За словами Олени Гунько, у системі ведеться все внутрішнє листування між комунальниками та чиновниками, можна відстежити навантаження на різні підрозділи і обробити запити від громадян. Унаслідок цього вдалося оптимізувати процеси для різних типів документів, серед яких вхідні/вихідні листи, укази та доручення, звернення містян. Водночас будь-яку дію з документами працівники можуть побачити у декілька кліків, адже кожному присвоюється індивідуальний номер і назначається виконавець, який його підписує.
Олена Гунько додає, що оскільки всі документи розташовані в єдиній системі, то Львів зміг майже повністю відмовитися від паперових копій – це вже дозволяє економити фінанси. Окрім того, з’явилася можливість направляти документи в різні відомства та інші міськради вже з електронним підписом.
До того ж, керівниця управління IT зазначає, що вже зараз система ЕДО частково інтегрована з “Порталом мешканця Львова”, тому є можливість записатися на прийом до працівників міськради чи отримати відповідь на своє звернення. Це зручно, тому що не потрібно створювати ще одну систему для комунікації – все є в одному місці. У майбутньому кількість онлайн-послуг лише збільшуватиметься і це спростить життя як мешканцям, так і держслужбовцям.
Менеджер проєктів компанії “IT-Enterprise” Олексій Грушко каже, що команда їхніх фахівців може навчати держслужбовців для роботи в системі ЕДО.
“На початку ми аналізуємо робочі процеси і потреби замовника, а вже відповідно до них робимо ефективний реінжиніринг. Наша задача, щоб усе працювало не лише “згідно пунктів договору”, а й на практиці. Ми ніколи не кидаємо проєкт після його технічного запуску, а й в подальшому консультуємо і, за потреби, навчаємо працівників роботі у системі”.
Електронний документ – це теж документ?
Генеральний директор ДП “Прозорро” Василь Задворний також закликає відмовитися від паперу і впровадити електронний документообіг у державному секторі.
“Основною перевагою ЕДО є збільшення продуктивності робітників і можливість перерозподілити їхній час на інші завдання.
Дуже важливо, щоб перехід установи на е-документообіг був поступовим, оскільки швидка зміна процесів може стати причиною непорозуміння у частини працівників і викликати опір із їхнього боку.
Він також спростовує поширений міф, що “електронний документ – це не документ”. Начебто для укладання договорів обов’язково необхідні “паперові оригінали” з печаткою. Утім, ще в 2017 році законодавство визначило юридичну силу електронного документа – він і є оригіналом, якщо завірений електронним підписом.
Василь Задворний зазначає, що вагомим аргументом на користь впровадження ЕДО стала пандемія COVID-19.
А як це працює в Європі?
Прикладом для України може бути Естонія, яка стала лідером у питаннях електронного врядування. Уся комунікація між естонцями та державою відбувається в електронному вигляді. Мешканці голосують онлайн, подають декларації, отримують електронні рецепти, відкривають бізнес та багато іншого. Єдине, поки через інтернет не можна лише одружитися, але і це обіцяють скоро виправити.
У ході панельної дискусії “Електронне врядування: досвід українських та естонських громад”, яка відбулася в Українському кризовому медіацентрі, голова правління IT-компанії “KrabuGrupp” Кирило Крабу розповідає, що таких результатів естонцям вдалося досягти завдяки вдалому законодавству і грамотному фінансуванню. Зокрема, в Естонії розробили платформу X-road, яка стала системою обміну даними між мешканцями країни, держструктурами та приватними компаніями.
“Близько 99% послуг, які надає держава, можна отримати не виходячи з дому. Вам не потрібно стояти у чергах, носити з собою стоси паперу і таке інше. Уже половина естонців голосує на виборах онлайн. Я навіть забув, коли останній раз кудись ходив чи підписував папери, пов’язані з естонською е-державою. За допомогою ID-картки можна зайти у будь-яке міністерство чи реєстр і виконати потрібні тобі дії. Навіть паспорт відійшов на другий план – його використовують лише для подорожей”.
В Естонії платформа X-Road синхронізує і дозволяє комунікувати між собою сотням баз даних, її можливості використовують 52 000 організацій та понад 3 000 онлайн-сервісів.
Аналітикиня ІТ-служби канцелярії міста Пярну Аннемарії Хунт акцентує на тому, що впровадження електронних систем дозволило економити час і гроші, а найголовніше – покращити якість надання послуг.
“Наведу два яскраві приклади. Раніше ми мали карту міста, яка не була інтерактивною і виглядала як звичайна картинка. Тепер же вона стала “клікабельною” і про кожну земельну ділянку чи об’єкт будь-хто може отримати всю інформацію у декілька натискань комп’ютерною мишкою.
Або уявімо, що я поїхала на 10 років із Пярну, а коли повернулася – захотіла навідати могилу свого дідуся. У нас є електронна карта кладовища і, якщо я раптом забула місце поховання, сервіс допомагає знайти дорогу до захоронення”.
Кирило Крабу підсумовує, що саме економія була одним із стимулів розвитку Е-держави. Коли тільки створювалася е-система, витрати лише Кабміну на папір складали близько 130 тисяч доларів на рік. Зрештою, ці гроші направили на впровадження е-послуг. За підрахунками естонців, щорічно система X-road дозволяє економити близько тисячу років у порівнянні з тим, що було раніше.
Матеріал підготовлений у рамках спільного проєкту Українського кризового медіацентру та Естонського центру східного партнерства