Важливо

Кількість паперу вища за міськраду: чи зможе система е-документообігу зберегти дерева і замінити черги по довідки

Економія двох десятків упаковок паперу може врятувати одне зрубане дерево. Скільки паперу витрачають місцеві держслужбовці? Чи можна від цього повністю позбутися, зробити роботу чиновників ефективною і завдяки системі електронного документообігу спростити життя людей? Відповіді шукала Перша електронна газета.

Як зараз у Кропивницькому?

Кропивницька міська рада та облдержадміністрація у 2020 році на закупівлю паперу разом витратили 43 550 гривень – 34 200 гривень ОДА і 9 350 гривень міськрада. Про це вони повідомили у відповідь на інформаційний запит.

Загалом це майже 400 пачок паперу. Якщо їх скласти одна на одну, то висота сягне позначки у 22 метри – а це вище навіть будівлі тієї ж міськради, як і багатьох туристичних об’єктів у Кропивницькому.

Infographic1 (4)

Окрім того, якщо кожен куплений листок розкласти на землі один біля одного, то такою кількістю паперу можна застелити 76% центральної площі міста. А сумарна вага цього паперу складає 3 366 кілограм, тож для його виготовлення зрубали приблизно 57 дерев – це один невеликий сквер.

Infographic2 (5)

Як стати кращими в країні: досвід Львова

Зберегти дерева і оптимізувати роботу допомогла б, зокрема, система електронного документообігу (ЕДО). Її у Кропивницькому поки немає, бо за словами посадовців, на впровадження не вистачає грошей. Хорошим прикладом є Львівська міська рада, де з початку 2020 року майже повністю відмовилися від паперових документів. До речі, того ж року місто перемогло у конкурсі “Дієва Громада” від Міністерства цифрової трансформації України у номінації “Кращий документообіг”.

“У цій системі, яку запускали разом із компанією “IT-Enterprise”, ми можемо повністю проконтролювати повний “життєвий цикл” будь-якого документу – від його створення до кінцевого виконання, – розповідає керівниця Управління IT Львівської міської ради Олена Гунько. – Для порівняння, наскільки швидше ми почали працювати, на момент запуску системи в середньому на один документ витрачалося 59 годин, а зараз цей показник змогли знизити до 10 годин”.

За словами Олени Гунько, у системі ведеться все внутрішнє листування між комунальниками та чиновниками, можна відстежити навантаження на різні підрозділи і обробити запити від громадян. Унаслідок цього вдалося оптимізувати процеси для різних типів документів, серед яких вхідні/вихідні листи, укази та доручення, звернення містян. Водночас будь-яку дію з документами працівники можуть побачити у декілька кліків, адже кожному присвоюється індивідуальний номер і назначається виконавець, який його підписує.

Олена Гунько додає, що оскільки всі документи розташовані в єдиній системі, то Львів зміг майже повністю відмовитися від паперових копій – це вже дозволяє економити фінанси. Окрім того, з’явилася можливість направляти документи в різні відомства та інші міськради вже з електронним підписом.

“На впровадження ЕДО ми витратили трохи більше двох мільйонів гривень. Однак не зовсім корректно порівнювати ціну в абсолютних показниках. Підозрюю, що для міськради у Кропивницькому вартість була б меншою. Це залежить від кількості працівників і, відповідно, ліцензій, які потрібні для роботи того чи іншого органу місцевого самоврядування”.

До того ж, керівниця управління IT зазначає, що вже зараз система ЕДО частково інтегрована з “Порталом мешканця Львова”, тому є можливість записатися на прийом до працівників міськради чи отримати відповідь на своє звернення. Це зручно, тому що не потрібно створювати ще одну систему для комунікації – все є в одному місці. У майбутньому кількість онлайн-послуг лише збільшуватиметься і це спростить життя як мешканцям, так і держслужбовцям.

de64d65f38f6b86829874534aa68dee6.png
© Візуалізація Львівської міської ради

Менеджер проєктів компанії “IT-Enterprise” Олексій Грушко каже, що команда їхніх фахівців може навчати держслужбовців для роботи в системі ЕДО.

“На початку ми аналізуємо робочі процеси і потреби замовника, а вже відповідно до них робимо ефективний реінжиніринг. Наша задача, щоб усе працювало не лише “згідно пунктів договору”, а й на практиці. Ми ніколи не кидаємо проєкт після його технічного запуску, а й в подальшому консультуємо і, за потреби, навчаємо працівників роботі у системі”.

Електронний документ – це теж документ?

Генеральний директор ДП “Прозорро” Василь Задворний також закликає відмовитися від паперу і впровадити електронний документообіг у державному секторі.

“Основною перевагою ЕДО є збільшення продуктивності робітників і можливість перерозподілити їхній час на інші завдання.

Дуже важливо, щоб перехід установи на е-документообіг був поступовим, оскільки швидка зміна процесів може стати причиною непорозуміння у частини працівників і викликати опір із їхнього боку.

Він також спростовує поширений міф, що “електронний документ – це не документ”. Начебто для укладання договорів обов’язково необхідні “паперові оригінали” з печаткою. Утім, ще в 2017 році законодавство визначило юридичну силу електронного документа – він і є оригіналом, якщо завірений електронним підписом.

Василь Задворний зазначає, що вагомим аргументом на користь впровадження ЕДО стала пандемія COVID-19.

“Наразі карантин уже довів, що більшість процесів у державних органах значно уповільнюється, якщо в роботі не використовуються різні цифрові інструменти. Коронавірус став поштовхом до діджиталізації і чим швидше державні органи впроваджуватимуть електронний документообіг, тим більше у них з’явиться можливостей для налагодження ефективної роботи”.

А як це працює в Європі?

Прикладом для України може бути Естонія, яка стала лідером у питаннях електронного врядування. Уся комунікація між естонцями та державою відбувається в електронному вигляді. Мешканці голосують онлайн, подають декларації, отримують електронні рецепти, відкривають бізнес та багато іншого. Єдине, поки через інтернет не можна лише одружитися, але і це обіцяють скоро виправити.

У ході панельної дискусії “Електронне врядування: досвід українських та естонських громад”, яка відбулася в Українському кризовому медіацентрі, голова правління IT-компанії “KrabuGrupp” Кирило Крабу розповідає, що таких результатів естонцям вдалося досягти завдяки вдалому законодавству і грамотному фінансуванню. Зокрема, в Естонії розробили платформу X-road, яка стала системою обміну даними між мешканцями країни, держструктурами та приватними компаніями.

39bf6d46dae54107481bbf4cf68b43b7.png

“Близько 99% послуг, які надає держава, можна отримати не виходячи з дому. Вам не потрібно стояти у чергах, носити з собою стоси паперу і таке інше. Уже половина естонців голосує на виборах онлайн. Я навіть забув, коли останній раз кудись ходив чи підписував папери, пов’язані з естонською е-державою. За допомогою ID-картки можна зайти у будь-яке міністерство чи реєстр і виконати потрібні тобі дії. Навіть паспорт відійшов на другий план – його використовують лише для подорожей”.

В Естонії платформа X-Road синхронізує і дозволяє комунікувати між собою сотням баз даних, її можливості використовують 52 000 організацій та понад 3 000 онлайн-сервісів.

Аналітикиня ІТ-служби канцелярії міста Пярну Аннемарії Хунт акцентує на тому, що впровадження електронних систем дозволило економити час і гроші, а найголовніше – покращити якість надання послуг.

“Наведу два яскраві приклади. Раніше ми мали карту міста, яка не була інтерактивною і виглядала як звичайна картинка. Тепер же вона стала “клікабельною” і про кожну земельну ділянку чи об’єкт будь-хто може отримати всю інформацію у декілька натискань комп’ютерною мишкою.

Або уявімо, що я поїхала на 10 років із Пярну, а коли повернулася – захотіла навідати могилу свого дідуся. У нас є електронна карта кладовища і, якщо я раптом забула місце поховання, сервіс допомагає знайти дорогу до захоронення”.

Кирило Крабу підсумовує, що саме економія була одним із стимулів розвитку Е-держави. Коли тільки створювалася е-система, витрати лише Кабміну на папір складали близько 130 тисяч доларів на рік. Зрештою, ці гроші направили на впровадження е-послуг. За підрахунками естонців, щорічно система X-road дозволяє економити близько тисячу років у порівнянні з тим, що було раніше.


Матеріал підготовлений у рамках спільного проєкту Українського кризового медіацентру та Естонського центру східного партнерства

Поширити:

Залишити коментар:

коментар